Er ledelsen klar til whistleblower-fløjten?

Whistleblower-ordninger vinder stadig større udbredelse og er en effektiv metode til at få information om alvorlige skadelige aktiviteter i virksomheden. Men det kan give problemer, hvis ledelsen ikke er ordentlig forberedt, når en whistleblower blæser i fløjten.

Advokat og partner i Plesner, Michael Hopp, skriver i Børsen Ledelse om, hvilket forarbejde, der skal være på plads, før ledelsen selv går i gang med efterforskningsarbejdet.

Det er afgørende for virksomheder at skabe gode muligheder for at afdække kriminalitet eller andre alvorlige forhold rettet mod virksomheden. 

Sager om eksempelvis bedrageri, bestikkelse eller dokumentfalsk kan ikke bare medføre direkte tab. De kan også skade virksomhedens image i forhold til eksterne samarbejdspartnere, kunder og offentlige myndigheder, hvilket skaber risiko for yderligere tab af indtjening. 

Men én ting er at etablere en anonym whistleblower-ordning til at få information om kriminalitet eller andre alvorlige forhold. Noget andet er at være klar, når den så bliver brugt.

En gennemtænkt procedure

Ofte vil virksomheder gennemføre en intern efterforskning, når de får kendskab til en mulig kriminel aktivitet, inden sagen eventuelt meldes til politiet. Her er det vigtigt, at ledelsen på forhånd ved præcis, hvad den må og ikke må. 

Der skal være helt styr på, hvilke tiltag virksomheden kan iværksætte inden for persondatalovens og straffelovens rammer for at afdække omfanget af de kriminelle handlinger. Hvilke muligheder er der for at undersøge bl.a. dokumenter, it-udstyr, e-mails og interviewe relevante personer om sagen?
 
Allerede inden en konkret sag dukker op, bør den ansvarlige person i virksomheden have forberedt en procedure for, hvordan man vil foretage den interne efterforskning, sådan at man straks kan gå i gang, når anmeldelsen kommer ind i whistleblower-ordningen. 

Der skal være klare procedurer for, hvordan efterforskningen indledes, brug af eksterne eksperter, hvordan man håndterer personligt kompromitterende oplysninger, hvem der får adgang til oplysningerne, hvordan og hvornår den mistænkte person bliver oplyst om sagen, efterfølgende sletning af data etc. De enkelte dele af proceduren skal vurderes konkret i den givne sag.

Kan risikere en dårlig sag

Men generelt, og særligt vigtigt, skal den dataansvarlige løbende og præcist kunne redegøre for formålet med hvert enkelt efterforskningstiltag, og hvordan resultaterne af tiltaget skal anvendes. 

Al erfaring viser, at virksomheder, der ikke har etableret klare procedurer på forhånd, ofte ender med en dårlig sag, fordi de ikke håndterer efterforskningen korrekt. 

Det kan både skade virksomhedens image, men også føre til, at efterforskningen af sagen bliver kendt ulovlig af Datatilsynet eller domstolene. 

Seneste nyt om Teknologi-, Medie- og Teleret (TMT)

Teknologi-, medie- og teleret (TMT)